Qu'est-ce qu'un devis ?
Un devis est créé et émis avant tout travail effectué ou produit vendu. Il s'agit d'une estimation formelle qui indique le montant en dollars des produits ou services nécessaires et garantit que vous ne devez que ce montant (pas un nombre complètement aléatoire) pour les produits ou services. Elle peut être verbale ou écrite.
Un devis est souvent valable 30 jours à compter de sa date d'émission. Mais, il peut être ajusté ou révisé à la demande d'un client. L'émission d'un devis ne modifie pas l'inventaire. C'est parce que le travail ou le produit n'est pas encore réalisé. Vous pouvez demander un devis (RFQ) à différentes agences et répondre à la demande de devis souhaitée avec un bon de commande.
Qu'est-ce qu'une facture ?
D'autre part, une facture est une liste détaillée des produits déjà vendus ou des services déjà réalisés. Outre la liste, la facture comprend également les dates de vente des produits ou de réalisation des services, ainsi que le montant en dollars dû pour chaque article et le montant total dû par le client.
Lorsque vous recherchez des travaux à terminer ou des produits à acheter, un devis vient en premier, puis le travail est terminé et une facture suit. Une fois le montant de la facture payé, un reçu complète la transaction commerciale.
D'abord le devis, puis la facture
Disons que vous avez une entreprise de réparation automobile. Les hivers britanniques froids et humides peuvent avoir un impact sur un certain nombre de choses dans un véhicule. Batteries déchargées, bougies d'allumage faibles, sans parler des cintreuses d'ailes qui peuvent survenir avec juste un peu de glace sur la route.
Le coût des réparations d'un véhicule peut rapidement monter en flèche, il n'est donc généralement pas courant pour quelqu'un de déposer sa voiture pour la réparer, puis de la récupérer et de se voir présenter une facture élevée. Dans ces situations, un devis est le document nécessaire.
Un devis fournit à votre client un aperçu de ce qui devra être réparé et du coût total des travaux à effectuer. Le devis peut alors être approuvé, modifié ou refusé par le client avant le début des travaux réels.
Éléments à inclure dans votre facture ou votre devis
Numéro de document
Date du document
Date d'échéance du devis/paiement
Coordonnées
Liste détaillée des Produits ou Services
Montant en dollars pour chaque ligne d'article
Informations sur les taxes et les frais
Conditions de paiement
Remise (le cas échéant)